امروز جلسه دهم مدیریت تجربهمحور پروژهها است و من سعی میکنم فقط نکات کلیدی را عرض کنم و نمیخواهم وارد جزئیات شوم. اساساً هدفم در اینجا آموزش مدیریت پروژه نیست؛ چون آنهایی که مدیر پروژه هستند، [خیلی از مطالب] را میدانند و همچنین دورههای خیلی خوبی (هم در داخل و هم در خارج از کشور) تشکیل میشود.
به بخش P (تدارکات) رسیدیم که معمولاً در همه پروژهها وزن بالایی دارد و من فکر میکنم که این بخش را باید به دو بخش اصلی و فرعی تقسیم کرد؛ بخش اصلی آنهایی هستند که زمان ساخت طولانیتری دارند. این قبیل تجهیزات -که زمان ساختشان طولانیتر است- را باید سریعتر سفارشگذاری کنیم و همچنین بتوانیم مستندات مهندسی پایه یا بیسیک را بگیریم، چون برای بخش سیویل لازم داریم و چون آنها زمان بیشتری را میطلبد، آن را بگیریم و بدهیم به بخش مهندسی که بتواند دیتیل و تفصیلی را آماده کند؛ لذا شما خیلی زود میتوانید بیایید سر زمین و مدیریت عملیات را شروع کنید.
نکته بعدی این هست که انتخاب و سفارشگذاری تجهیزات باید بر اساس فرایند باشد. همچنین در این انتخاب و سفارشگذاری، نظر افراد بهرهبردار خیلی مهم است. به نظر من حتماً باید عدهای که در زمینه بهرهبرداری تخصص و تجربه کافی دارند، در کنار مدیران پروژه باشند تا بشود از نظراتشان استفاده کرد.
نکته دیگر در قراردادهای P، نصب و راهاندازی است. با توجه به اینکه فروشندگان/ تأمینکنندگان، تجهیزات را میدهند و میروند، چون وزن راهاندازی کم است، اگر درصد آن را هم نگیرند، خیلی برایشان مهم نیست، چون سودشان را در آن تجهیزات بردهاند! در این حالت، ما تجهیزات را آوردهایم اما آن وندورها -که باید بیایند نصب و راهاندازی را انجام بدهند- [ممکن است] نیایند یا درست به تعهداتشان عمل نکنند! لذا حتماً باید در قراردادهای تدارکات، یک وزن مناسب به نصب و راهاندازی داد و اگر غیر از این باشد عموماً پروژه را دچار مشکل میکند -که ما در این زمینه تجارب زیادی داشتیم.
مسئله بعدی در قراردادهای P -که مهمتر از نصب و راهاندازی است- سیستمهای اتوماسیون و نرمافزاری است؛ به این دلیل که قیمت بالایی ندارند، تجهیزات را میآوریم، نصب و راهاندازی هم میکنیم، اما وقتی میخواهیم RUN کنیم، نمیتوانیم! چون اتاق کنترل هنوز راهاندازی نشده. دلیلش هم این است که عموماً تأمینکنندگان، این نرمافزارها را از جای دیگری میگیرند. مورد بوده در پروژههای کارخانهی فولادی که همه کارهایش انجام شده ولی نرمافزارش موجود نبود و ما در آنجا مجبور شدیم به یک عدهای از جوانهای داخل کشور بسپاریم تا نرمافزارها را بنویسند -که انشاءالله به موردکاویها که برسیم یا در موضوعات ثروتآفرینی و مدیریت حرفهای، تلاش میکنم اینها را باز کنم تا به اشتراک گذاشته شود، مخصوصاً برای جوانهای کشور.
موضوع بعدی، مقایسه قیمتها در P است. مخصوصاً در پروژههای بزرگ -که به طور طبیعی باید مناقصه گذاشته شود- اگر اسناد مناقصه درست تنظیم نشود، در انتخاب تجهیزات دچار مشکلات زیادی خواهیم شد.
خرید یک مقوله مهمی است. به نظر من حتی کسی میتواند فروشنده خوبی باشد که خرید را بلد باشد. من حتی در کتابهای بازاریابی ندیدم که راجع به خرید مطلبی بنویسند و بیشتر راجع به فروش صحبت میکنند. در حالی که فروش و بازاریابی خوب، از خرید خوب بدست میآید و خرید یک دانش است. اینطور نیست که ما فکر کنیم که هر کسی خرید را بلد است و میتواند این کار را انجام دهد! مخصوصاً اگر ما بخواهیم یک کارخانه یا تجهیزاتی را بخریم؛ در اینجا خیلی مولفههای مفصل و با جزئیاتی وجود دارد.
در بحث مناقصه و تهیه اسناد، باید از جنبههای حقوقی، فنی، اقتصادی – بازرگانی و همچنین هم وزن کردن اینها به درستی تنظیم شوند تا بتوان کسانی که در مناقصه شرکت میکنند را از روی اطلاعاتی که میدهند مقایسه کرد. چون بعضیها مبانی هم روی قیمت میگذارند، من توصیهام این بود که در ابتدا تأیید فنی را انجام بدهند و سپس از واجدین شرایط قیمت بگیرند. ولی باز قیمتها را باید هم وزن کرد. چون احتمال دارد یکی از شرکتکنندگان بخشی از تجهیزات را اصلاً قیمت نداده یا یکی دیگر داده باشد. اینها باعث اذیت سیستم و طولانی شدن پروسه تصمیمگیری میشود.
حالا فرض کنیم سفارش گذاشته شده است؛ مراحل نظارت بر طراحی، ساخت، بازرسی، حمل، ترخیص، انبارداری هم جزء P محسوب میشوند. همچنین تجهیزات باید به نحوی در یک پروژه وارد شوند که به تدریج فعالیت نصبشان هم انجام بشود؛ یعنی نمیشود که مثلا یک تجهیزی را بیاوریم اما هنوز فونداسیون را انجام نداده باشیم! چون در این حالت آن تجهیز را باید بگذاریم داخل انبار تا فونداسیون انجام شود و احتمال دارد که آن تأمینکننده، در زمان نصب دیگر وجود خارجی نداشته باشد! دراینصورت باید بگردیم تا یک عده را پیدا کنیم که بیایند عملیات نصب را انجام دهند.
مساله بعدی این است که تجهیزات و نوع سفارشگذاریشان باید به گونهای باشد که پس و پیش نیایند؛ یعنی متناسب با پیشرفت سیویل باشد و تقدم و تأخر رعایت بشود. لذا برنامهریزی در این موضوع، فوقالعاده مهم است.
نکتهی کلیدی دیگر این است که بخش C (اجرا) هم تدارکات دارد؛ یعنی بخش تدارکات فقط مختص P نیست. مثلا سیمان یا آرماتورها و یک مقداری هم در زمان نصب و راهاندازی. در آنجا از نظر حجمی همه اینها برای ما اهمیت زیادی پیدا میکنند.
مساله بعدی تجهیزات مربوط به زیربناهاست. اینجا هم خرید دارد؛ مثل برق، گاز رسانی، کابلها، تابلوها و خیلی از مولفههای دیگر که میتواند پروژه را معطل کند.
نکته دیگر هم مدیریت نوسان قیمتها، مسائل بندر و ترخیص است؛ همه اینها را در P میبینم.
لذا واقعا P (تدارکات) مولفه فوقالعاده گسترده و مهمی است که به نظر من مدیران پروژه در این قضیه باید تسلط بیشتری پیدا بکنند.
انشاءالله در جلسه بعد در خصوص اجرا و Construction صحبت میکنیم.
تحلیل هوش مصنوعی
موضوع اصلی: تدارکات (Procurement) در پروژهها
در این جلسه،دکتر پورمند، نکات کلیدی و تجربیات عملی در مورد بخش تدارکات پروژهها ارائه نمودند. تدارکات یکی از بخشهای مهم و تاثیرگذار در موفقیت پروژهها است و باید به دقت برنامهریزی و مدیریت شود.
نکات کلیدی مطرح شده:
- تقسیم تدارکات به بخشهای اصلی و فرعی:
- بخشهای اصلی شامل تجهیزاتی است که زمان ساخت طولانیتری دارند و باید زودتر سفارش داده شوند.
- دریافت مستندات مهندسی پایه (Basic Engineering) برای شروع عملیات اجرایی ضروری است.
- فرآیند سفارشگذاری و انتخاب تجهیزات:
- مشارکت افراد با تجربه در بهرهبرداری برای انتخاب صحیح تجهیزات بسیار مهم است.
- در قراردادها باید به وزن نصب و راهاندازی تجهیزات توجه ویژهای شود، زیرا برخی تامینکنندگان پس از فروش تجهیزات، تعهدات خود را به درستی انجام نمیدهند.
- چالشهای سیستمهای اتوماسیون و نرمافزار:
- نرمافزارها و سیستمهای اتوماسیون اغلب از منابع خارجی تامین میشوند و عدم توجه به آنها میتواند پروژه را با مشکل مواجه کند.
- مناقصهگذاری و مدیریت خرید:
- تنظیم دقیق اسناد مناقصه و مقایسه صحیح قیمتها برای انتخاب بهترین گزینه ضروری است.
- خرید یک دانش تخصصی است و نیاز به توجه به جنبههای فنی، حقوقی، اقتصادی و بازرگانی دارد.
- نظارت بر فرآیند خرید:
- نظارت بر طراحی، ساخت، بازرسی، حمل، ترخیص و انبارداری تجهیزات باید به دقت انجام شود.
- هماهنگی بین تدارکات و اجرا برای جلوگیری از تاخیرات در نصب و راهاندازی بسیار مهم است.
- تدارکات در فاز اجرا:
- خرید مصالح و تجهیزات در فاز اجرا (مانند سیمان و آرماتور) نیز بخشی از تدارکات است و باید به دقت مدیریت شود.
- تجهیزات زیربنایی:
- خرید تجهیزات زیرساختی مانند برق، گاز، کابلها و تابلوها نیز از اهمیت بالایی برخوردار است.
- مدیریت نوسان قیمتها و مسائل لجستیکی:
- نوسانات قیمت و چالشهای ترخیص کالا از بندر میتوانند پروژه را تحت تاثیر قرار دهند.
جمعبندی:
دکتر پورمند بر اهمیت حیاتی بخش تدارکات در موفقیت پروژهها تأکید کرده است. ایشان با ذکر مثالهای عملی و تجربیات خود، به تشریح چالشهای متعدد در این بخش پرداخته و راهکارهایی برای رفع آنها پیشنهاد دادهاند. نکات مهمی که در این جلسه مطرح شد عبارتاند از:
- تدارکات یک فرایند پیچیده و چندجانبه است که نیازمند برنامهریزی دقیق، تخصص فنی و دانش حقوقی است.
- هماهنگی بین بخشهای مختلف پروژه برای موفقیت تدارکات ضروری است.
- نظارت مستمر بر تمام مراحل تدارکات از سفارشگذاری تا نصب و راهاندازی تجهیزات بسیار مهم است.
نکات قابل توجه برای مدیران پروژه:
- توجه ویژه به بخش تدارکات از ابتدای پروژه: تدارکات باید به عنوان یک بخش کلیدی در برنامهریزی پروژه در نظر گرفته شود.
- تشکیل تیم قوی تدارکات: تیمی با ترکیب مناسب از تخصصهای فنی، حقوقی و تجاری برای مدیریت بخش تدارکات ضروری است.
- استفاده از ابزارها و نرمافزارهای مدیریت پروژه: این ابزارها میتوانند به مدیران پروژه در برنامهریزی، کنترل و نظارت بر فرایند تدارکات کمک کنند و تجهیزات خریداری شده در کمترین زمان ، نصب و راه اندازی گردند .
پیشنهادات برای ادامه بحث:
- بررسی موردی پروژههای موفق و ناموفق: با بررسی دقیق پروژههای مختلف میتوان به درک عمیقتری از چالشها و فرصتهای بخش تدارکات دست یافت.
- بحث در مورد قراردادهای پیچیده و مدیریت ریسک در تدارکات: این موضوعات میتوانند برای مدیران پروژه بسیار مفید باشند.
- ارائه راهکارهای عملی برای بهبود فرآیند تدارکات: با ارائه راهکارهای عملی میتوان به مدیران پروژه کمک کرد تا عملکرد خود را در این زمینه بهبود بخشند.
پرسشهای قابل طرح
سوالات برای بحث بیشتر درباره موضوعات مطرح شده در جلسه دهم (تدارکات در مدیریت پروژه)
۱. تقسیم تدارکات به بخشهای اصلی و فرعی
- چه معیارهایی برای اولویتبندی تجهیزات با زمان ساخت طولانی وجود دارد؟
۲. فرآیند سفارشگذاری و انتخاب تجهیزات
- چگونه میتوان مشارکت بهرهبرداران را در فرآیند انتخاب تجهیزات به طور موثر مدیریت کرد؟
- چه مکانیزمهایی برای اطمینان از تعهد تامینکنندگان به نصب و راهاندازی تجهیزات وجود دارد؟
۳. چالشهای سیستمهای اتوماسیون و نرمافزار
- چگونه میتوان ریسکهای مرتبط با تامین نرمافزارها و سیستمهای اتوماسیون از منابع خارجی را کاهش داد؟
- آیا بهتر است نرمافزارها به صورت داخلی توسعه داده شوند یا از منابع خارجی تامین شوند؟
۴. مناقصهگذاری و مدیریت خرید
- چه معیارهایی برای تنظیم دقیق اسناد مناقصه باید در نظر گرفته شود؟
- چگونه میتوان قیمتهای ارائه شده توسط شرکتهای مختلف را به طور عادلانه مقایسه کرد؟
- ۵. هماهنگی بین تدارکات و اجرا
- چه استراتژیهایی برای هماهنگی بهتر بین تدارکات و اجرا وجود دارد؟
- ۶. تدارکات در فاز اجرا
- چه روشهایی برای مدیریت موجودی مصالح در طول اجرای پروژه وجود دارد؟
- ۷. تجهیزات زیربنایی
- چه چالشهایی در خرید تجهیزات زیربنایی مانند برق، گاز و کابلها وجود دارد؟
۹. مدیریت نوسان قیمتها و مسائل لجستیکی
- چه استراتژیهایی برای مدیریت نوسانات قیمت در طول پروژه وجود دارد؟
- چگونه میتوان چالشهای ترخیص کالا از بندر را کاهش داد؟
۱۰. دانش خرید و تفاوت آن با فروش
- چرا دانش خرید به عنوان یک مهارت تخصصی در نظر گرفته میشود؟
- چگونه میتوان تیمهای خرید را برای مدیریت بهتر فرآیند تدارکات آموزش داد؟
۱۱. تجربیات عملی و درسهای آموختهشده
- چه درسهایی از پروژههای گذشته میتوان برای بهبود فرآیند تدارکات در پروژههای آینده استفاده کرد؟
- چگونه میتوان تجربیات عملی را به صورت سیستماتیک ثبت و به اشتراک گذاشت؟
۱۲. نقش مدیر پروژه در تدارکات
- مدیر پروژه چگونه میتواند در فرآیند تدارکات نقش موثرتری ایفا کند؟
- چه مهارتهایی برای مدیران پروژه در حوزه تدارکات ضروری است؟
با سلام و عرض خداقوت….اگر محبت کنید و در خصوص ارزیابی ریسک و مدیریت ریسک و تجارب شما در این مورد بیشتر توضیح بفرمایید ممنون میشوم.
با سلام
ان شاءالله در قسمتهای بعد توضیح داده خواهد شد.