امروز جلسه ششم موضوع تجربه محور مدیریت پروژه است و من سعی می‌کنم که در ادامه بحث مدیریت حرفه‌ای، پنج مولفه را -که ما باید همزمان با هم حتما در نظر داشته باشیم- تشریح کنم تا بتوانیم به سمت مدیریت حرفه‌ای حرکت کنیم. از نظر من این پنج مولفه در بقیه فعالیت‌ها هم دیده می‌شود، اما در اینجا راجع به پروژه می‌گوییم و قطعاً می‌تواند راجع به کسب و کار هم باشد.

اولین مولفه سلامت است؛ یعنی هر فعالیتی که ما می‌خواهیم انجام بدهیم، آن فعالیت باید فعالیت سالمی باشد؛ یعنی این که حتماً در چارچوب قانون، مقررات، آیین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌ها باشد و حتی یک درصد یا کمتر از یک درصد هم نباید این مولفه سلامت خدشه‌دار شود. من در موضوع سلامت می‌توانم خیلی صحبت کنم ولی شاید در این جلسه در همین حد کفایت کند.

مولفه بعدی سرعت است؛ سرعت یعنی انجام یک کار در زمان بهینه خودش. سرعت به معنی سریع بودن نیست! بعضاً این اشتباه پیش می‌آید که چون ما در فرهنگ خودمان داریم که “زود باش”، وقتی می‌گویند سریع، فکر می‌کنند باید در یک زمان هر چه کوتاه‌تر انجام شود، نه! سرعت یعنی این که ما مثلاً اگر با یک خودرو می‌خواهیم یک مسافت سی کیلومتری را طی کنیم، بر اساس اکوسیستم، سرعت‌مان را باید تنظیم کنیم.

در کنار سرعت، مولفه بعدی که خیلی مهم است دقت می‌باشد؛ دقت از نظر من همواره باید به سمت صددرصد میل کند. یکی از پارامترهایی که من در طی این پنجاه و دو سالی که از دوران نوجوانی فعالیت کردم [و با آن مواجه بودم] بی‌دقتی است و این بی‌دقتی، به همه چیز خیلی آسیب می‌زند. یک بار یک خبرنگاری از من سوال کرد که: “شما هم بخش دولتی کار کردید و هم بخش خصوصی. مهمترین مسئله ما را در چه می‌بینید؟” من گفتم: “بی‌دقتی”. این دقت در کار، فوق‌العاده مسئله مهمی است.

مسئله بعد نظم است؛ نظم از یک فعالیت خیلی ساده شروع می‌شود، مثلا اگر بناست یک جلسه‌ای را ساعت هشت شروع کنیم، حتما باید راس ساعت هشت شروع بشود و مسئول آن جلسه باید بیاید، حتی اگر یک نفر هم در جلسه نبود، کار خودش را شروع کند. بقیه وظیفه دارند و موظفند که خودشان را برسانند. نظم و انضباط باعث می‌شود که همه خودشان را با آن تطبیق بدهند. چه کسانی باید نظم‌شان خیلی بیشتر از بقیه باشد؟ آنهایی که می‌خواهند یک مجموعه‌ای را مدیریت کنند، باید نظم‌شان از همه بیشتر باشد.

مولفه آخر یگانگی است؛ یعنی در یک مجموعه، کلیه فعالیت‌ها باید یگانه باشد. درست است که تقسیم وظایف داریم و در قسمت‌های مختلف، آدم‌های مختلف داریم. اما منظور از یگانگی، شبیه هم بودن انسان‌ها با همدیگر نیست! اصلا یگانگی در تفاوت آدم‌ها معنی پیدا می‌کند وگرنه اگر بنا بود که انسان‌ها همه شان مثل هم باشند، دیگر یگانگی مفهوم پیدا نمی‌کرد.

یگانگی در چه موضوعاتی مفهوم پیدا می‌کند؟ در تفاوت‌های شب – روز، گرما – سرما، جوانی – پیری. پس باید بدانیم که ما یک عده‌ای هستیم که با همدیگر می‌خواهیم یک فعالیتی را انجام بدهیم، همه با هم تفاوت داریم. اینجا یگانگی مفهوم پیدا می‌کند. پس معنی یگانگی این می‌شود که همه همدیگر را (علیرغم تقسیم وظایف) پوشش می‌دهند.

نکته دوم این که همه آحاد را باید در بر بگیرد و هیچ موردی نباید خارج بشود. من از یک عارفی دیدم خیلی تعریف ساده‌ای می‌کند؛ ایشان می‌گوید که شما در مسافرت‌ها، وقتی یک خانواده یا عده‌ای دوست با همدیگر مسافرت می‌روند، آنجا یکی نمی‌گوید که مثلا وظیفه‌ من این هست، وظیفه‌ تو آن! درعین حالی که شاید کارها را با هم دیگر تقسیم می‌کنند، ولی درعین حال در کنار وظیفه‌ای که به عهده گرفتند، هر کار دیگری هم لازم باشد انجام می‌دهند. به کمک هم می‌روند و می‌گویند چه میخواهی؟ در نهایت مسافرتی می‌توانیم بگوییم خوش می‌گذرد که آن مسافرین وقتی با همدیگر هستند، مشخص نمی‌شود که کارها را چه کسی دارد انجام می‌دهد! انگار همه به نوعی کارها را انجام می‌دهند. همینطور در یک خانواده موقع سفره انداختن غذا، هر کس هر کاری از دستش برمی‌آید انجام می‌دهد. سفره را بخواهند جمع کنند هم همینطور.

اگه سوالی دارید بفرمایید.

از نظر شما فرایند یعنی چه و در بحث مدیریت حرفه‌ای، چه اثری دارد؟

همان پنج مولفه‌ای را که عرض کردم، خودش یک فرآیند است. ما باید بدانیم همه چیز در نظام هستی یک فرایند است؛ یعنی ما موضوعات جداجدا و جزیره‌ای نداریم. حتی در گذشته‌های خیلی دور به لحاظ زمین‌شناسی، این قاره‌هایی که الان مطرح است، به این شکل وجود نداشتند و اینها در قالب یک قاره بودند. خب در اثر تغییرات زمین‌شناسی، اینها از همدیگر جدا شده، اقیانوس‌ها معلوم شده، یعنی در واقع زمین، یک مجموعه به هم پیوسته‌ی یک پارچه‌ی فرایندی است. بقیه فعالیت‌ها هم اینگونه است.

در بحث فرایند، ما برای هر اقدام و فعالیتی، یک ورودی داریم؛ این ورودی می‌تواند علم باشد یا متریال یا زمان یا مکان یا انسان‌ها یا اکوسیستم باشد. این ورودی‌ها اتفاقاً متغیر هم هستند. مثلاً در حوزه معدنی یکی از اشکالاتی که وجود دارد این است که یک کارخانه‌ی فراوری طراحی می‌شود و آن طراح می‌گوید که این معدن مثلا مشخصات دقیقش چیست؟ من می‌گویم این مشخصات معدنی که در اکتشاف درآمده، خیلی جنرال و کلی هست. وقتی شما در لایه‌های مختلف استخراج می‌کنید، اینها با هم متفاوت هست. پس فرایند باید یک جوری طراحی بشود که با انواع و اقسام ورودی‌ها تطابق و انعطاف داشته باشد که حالا بهش میگن “پروسس”. ولی من فرایند رو مجموعه‌ای از ورودی، پروسس و خروجی می‌دانم. شما دنبال یک خروجی هستید. شما می‌خواهید ببینید آن خروجی چیست؟

متاسفانه نگاه خیلی از انسان‌ها به فعالیت‌ها و موضوعات، فرایندی نیست! حتی درطراحی سیستم‌های نرم‌افزاری، من این را متوجه شدم و مخصوصاً به آن طراحان می‌گفتم شما قبل از این که بیایید یک نرم‌افزار  بنویسید، در ابتدا باید فرایند را درست متوجه بشوید.

در مهندسی یا E(Engineering) هم اصلش فرآیند است. اصل با ماشین‌آلات نیست. شما آنها را بر اساس فرایند انتخاب می‌کنید. شما که نمی‌روید یک ماشین‌آلاتی بخرید برای یک فرآیند دیگر. بیسیک از نظر من در بخش مهندسی یعنی فرآیند. پس شناخت فرایندها برای ما مهم است.

نکته بعدی این است که ما در یک فعالیت، فرایندهای مختلف داریم و این فرایندها در هم اثر می‌گذارند که من اسم آنرا را می‌گذارم «سیستم داینامیک»؛ یعنی شما در تصمیماتی که می‌گیرید، هم باید به فرایندی که الان مسئولش هستید تسلط کامل داشته باشید و هم به بقیه فرایندهایی که در این فرایند اثر می‌گذارند. اگر ما درست تصمیم نگیریم احتمال دارد تصمیمات ما در چرخه بدخیم بیافتد و یا چرخه خوش‌خیم. بعنوان مثال بازار پول، بازار کار، بازار سرمایه، اینها هر کدامشان یک فرایند است که در فرایند اصلی شما اثر می‌گذارند.

یک مثال برای این که بهتر بتوانم این مطلب را بگویم این است که مثلا در یک خانه وقتی یک خانم آشپزی می‌کند، بر اساس یک فرایندی این کار را انجام می‌دهد؛ برنامه‌ریزی می‌کند که امروز چه چیزی درست کند، متریالش چه باشد، پروسسش چگونه باشد و چه خروجی انتظار دارد. سپس در یک بازه زمانی می‌گذارد تا پختش کامل شود. بعنوان نمونه پدر ما نمی‌دانست که این یک فرایند است! سرخود می‌رفت داخل آشپزخانه، غذا را می‌چشید و اگر احساس می‌کرد که مثلا نمک و ترشی‌اش کم است، خودش همینطوری اضافه می‌کرد! مادر هم چون نمی‌دانست که پدر این کار را کرده، او هم اضافه می‌کرد و بنابراین مزه غذا بهم می‌ریخت و این مساله باعث جر و بحث می‌شد! بنابراین هیچکس حق ندارد در کار صاحب فرایند دخالت کند.